Generation Slack : comment les outils de productivité pourraient nous aider à construire de nouvelles solidarités

Atlantico.fr : En 2017, Slack publie un post sur le site du New York Times annonçant révolutionner l’expérience au travail grâce à une amélioration du temps, de l’espace et de la compréhension entre les travailleurs. À l’ère du Covid-19, l’outil dépasse le cadre du bureau pour être utilisé par des associations sans objectif pécunier. Comment les associations et le grand public sont-ils arrivés à détourner l’usage premier de ces outils ? Qu’est-ce qui a mené le grand public à utiliser cette application ? 

Jean-Paul Pinte : Slack est une plateforme de travail collaboratif qui permet de regrouper les personnes et les informations dont vous avez besoin pour travailler.ainsi qu'un logiciel de gestion de projets créé par Stewart Butterfield, Eric Costello, Cal Henderson et Serguei Mourachov en août 2013 et officiellement lancée en février 2014. En juin 2019, la startup est valorisée à 20 milliards de dollars.

Pour se faire un avis sur cette appli - et savoir s’il faut l’adopter, comme déjà plus de 2,7 millions d’utilisateurs et 800.000 entreprises, dont Samsung, la NASA, Airbnb, Harvard, LinkedIn ou encore le Wall Street Journal - voilà ce qu’il faut connaître sur son fonctionnement.

L'application de discussion en milieu de travail Slack est l'endroit où vous allez pouvoir faire un certain nombre de choses tout au long de la journée: annoncer «Je suis occupé»; entrer dans une conversation pour clarifier «je fais attention»; envoyez une photo de votre chat à la chaîne #cats pour déclarer allégeance aux chats de votre bureau, quelle qu'en soit la raison.

Slack, Trello, Asana voire même Google Calendar. Si vous travaillez dans un bureau, il y a de grandes chances pour que vous utilisiez au moins un de ces outils assez régulièrement dans le cadre de votre travail nous rappelle cet article. Si ces outils sont accessibles au grand public, ils ont été conçus comme des supports à la gestion de projets ou à la communication au sein des équipes pour des travailleurs. Ces derniers les utilisent quotidiennement et sont familiarisés avec leurs usages.

Cependant le floutage des frontières entre sphère professionnelle et sphère privée se traduit aussi dans un phénomène assez peu traité : le détournement de technologies conçues par des usages professionnels dans le cadre familial, amical ou même individuel.

C’est d’ailleurs ce qui rend si facile la transposition de leur usage professionnel vers un usage détourné. En effet, le principe même de ces outils n’a rien d’exceptionnel : ils permettent de faire des to-do lists, de créer un planning de répartition de tâches, de discuter sur des messageries instantanées sur des conversations de groupe thématisées, etc. Ces pratiques sont loin d’être exclusivement présents dans la sphère professionnelle.

D’après The Atlantic, de plus en plus de familles américaines, la plupart du temps celles dont les parents travaillent tous les deux à temps plein, ont recours à ces outils pour organiser la vie familiale. Le périodique parle même de « slackification » de ces familles. Certaines témoignent en expliquant ces usages par des difficultés d’organisation et de coordination des emplois du temps entre les membres de la famille. L’utilisation d’outils professionnels permet aux parents de recourir à des méthodes qu’ils utilisent déjà au travail et auxquelles ils initient leurs enfants, plus ou moins réceptifs à ces outils.  La répartition des tâches ménagères, les transports pour les activités extrascolaires, la coordination des plannings des parents, les listes de courses, ou encore la gestion de problèmes domestiques : tous ces aspects de la vie de famille font l’objet d’une gestion quasi-managériale.

Dans une moindre mesure, certaines personnes transfèrent leurs conversations de Messenger ou Whatsapp vers Slack. Utilisant l’appli très régulièrement dans le cadre professionnel, cela permet de rassembler sur une même application les conversations avec les amis ou la famille élargie. L’organisation d’événements comme des repas de famille ou des weekends entre amis peut aussi passer par Trello à partir de to-dolists partagées.

Trello est destiné au cadre professionnel mais la plateforme met en avant ses usages privés. Elle publie des articles sur les usages possibles de l’outil à la maison, ou encore met en avant sur son site des exemples de tableau de bord d’organisation de vacances ou de travaux Du côté de Slack, cette adoption semble moins évidente et ne fait pas vraiment l’objet d’une communication par l’entreprise. A noter cependant que la possibilité de créer des conversations ciblées entre collègues sur l’outil est censé favoriser les interactions informelles entre collaborateurs, sortant ainsi du cadre strictement professionnel.

L’adaptation est plus ou moins réussie de ces outils dans le cadre privé. Mais la cohabitation de contenus professionnels et personnels sur les mêmes outils pose un certain nombre de question. Par exemple, des enjeux de confidentialité se posent quand des contenus professionnels sont mêlés à des messages privés. Pour revenir au principe de droit à la déconnexion, son exercice peut être largement limité si en consultant ses messages personnels, il est replongé dans son environnement de travail numérique. Cette pratique du détournement d’outils professionnels pour des besoins personnels présente donc un risque majeur : celui que le professionnel régente la sphère privée de tout un chacun.

Que vont permettre ces outils dans la vie des associations ? 

Nous avons tous profondément changé notre façon de travailler et Slack vous accompagne pour vous permettre une coordination sans faille. Tel est le slogan sur son site.

Slack est devenu un puissant outil de communication interne. Il  permet de fluidifier les échanges au sein des équipes et d'éviter d'encombrer les boîtes mails de chacun. Inspiré des réseaux sociaux, c'est un outil de collaboration  permettant de travailler ensemble, en groupe et en temps réel, depuis son téléphone ou son ordinateur. Avoir un vrai espace d'échange est essentiel au sein d'une association avec des discussions en mode forum, vous pourrez favoriser les interactions sans en perdre une trace.

Au sein de cet espace, vous pouvez créer des groupes de discussion publics ou privés, ainsi que des discussions privées avec les autres utilisateur.rice.s. Tout comme Hangouts, il existe en version web ainsi qu’en application sur ordinateur ou smartphone. Le système fonctionnant sur invita-tion, vous pouvez donc vous assurer que seul.e.s vos bénévoles aient accès à l’espace Slack de votre association. Vous pouvez ensuite créer des groupes publics pour les différents projets de votre associa-tion et des groupes privés pour les cercles plus restreints comme le conseil d’administration. Mais ce qui fait la force de Slack, c’est la possibilité de l’intégrer avec une centaine d’autres outils comme Google Drive, Twitter ou encore Trello 21, afin de partager facilement des documents, de la veille ou des tâches. Il intègre également un système d’archivage avec un moteur de recherche, bien pratique pour retrouver un ancien message. Petit bémol néanmoins, la version gratuite ne conserve que les 10000 derniers messages.

Avantages

• Moteur de recherche permettant de retrouver les anciens messages

• Possibilité de créer des groupes par projet

• Connexions avec de nombreux autres services

• On peut importer des GIF animés

Inconvénients

• Demande à vos utilisateurs ou utilisatrices de créer un nouveau compte

• Interface uniquement en anglais

• Certaines fonctionnalités sont payantes

Quels sont les outils de productivité utilisés par les entreprises que pourraient utiliser les associations pour améliorer leur efficacité ? 

Un outil de travail collaboratif comme Slack est complet. Il peut vous permettre d’améliorer l’efficacité des collaborateurs tout en les soulageant de l’usure mentale du multitasking noys signale cet article.

L’idée est de rassembler plusieurs usages sur une seule et même plateforme.

Nous avons tous nos propres outils et astuces de productivité préférés qui nous aident à organiser nos listes de tâches, attribuer des projets et gérer les livrables. Aujourd’hui, il y a beaucoup d’applications de gestion de projet et productivité destinés aux entrepreneurs. 10 entrepreneurs ont donc voulu partager les outils de productivité qu’ils utilisent pour rester au top de tout. 

Voici quelques outils que les associations pourraient intégrer dans leur fonctionnement.

Monday.Com permet aujourd’hui de rationaliser ses canaux de communication,  Focus ToDo décompose les tâches en morceaux, Trello organise par code couleur, Teamwork suit les jalons et les dates d’échéance, Google Tasks attribue des actions à partir de votre calendrier, MeisterTask vous permet une gestion simple des tâches, Evernote vous aide dans le multitâche, Zapier vous automatise les tâches,  Calendy planifie des réunions simplifiées, Expensify garde une trace des reçus.