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Envoi de mails professionnels : ces 11 mauvaises habitudes qui insupportent vos collègues
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URGENT !!!

Envoi de mails professionnels : ces 11 mauvaises habitudes qui insupportent vos collègues

Majuscules à outrance, fautes d'orthographe, abréviations, manque de politesse, etc. : autant de mauvaises habitudes dont font usage de nombreux salariés dans leur emails. Voici quelques conseils à suivre pour éviter d'être celui le plus détesté de vos collègues.

Marion Dubuc

Marion Dubuc

Marion Dubuc est Social Media Manager pour la compagnie TBWA Corporate
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L’e-mail est un précieux moyen de communication, tout comme il peut s’avérer une source de stress.

Les cadres passent leur temps rivés sur leurs écrans, obsédés par le "FOMO" (Fear Of Missing Out), la crainte de manquer un message, de ne pas être assez réactif, et in fine de donner les preuves d’un manque de productivité. Les e-mails deviennent une tâche professionnelle à part entière : un cadre passe en moyenne 30% de son temps au travail à gérer ses mails (Source : Hyperconnectés : le cerveau en surchauffe, reportage diffusé sur Arte en septembre 2016).

Parmi ce flot de messages et d’informations qui nous parviennent, les échanges en interne occupent une place importante dans nos communications. Nomadisme accentué des professionnels qui travaillent de plus en plus souvent à distance, besoin de garder une trace écrite des échanges, ou solution de facilité par rapport à un coup de téléphone qui nous trouvera peut-être indisponible, l’e-mail entre collègues est plébiscité, mais sous-tend certains codes à respecter. 

Tour d’horizon des comportements qui feront de vous le collègue dont on redoute recevoir un e-mail.

Les collègues pressés

Ces collègues n’ont pas le temps, et ils vous le font bien sentir. Parmi les preuves caractéristiques de leur manque de temps (à vous accorder), certains faits d’armes méritent d’être évoqués :

  • Ceux qui, peut-être influencés par ces groupes à la mode qui depuis quelques années suppriment les voyelles de leur nom (MGMT, MSTRKRFT), se contentent de vous adresser un "cdt" ou "amts" à la fin de leur missive. A priori, il est à peu près certain que "cdt" ne reflètera jamais un élan de cordialité : ne vous embarrassez donc pas à taper ces trois lettres supplémentaires ;
  • Ceux qui inscrivent l’intégralité de leur demande dans l’objet du mail…et laissent le corps du texte vide. Chers collègues, cette case vide est faite pour vous donc surtout, n’hésitez pas à la remplir ;
  • Ceux qui utilisent URGENT à tout va dans l’objet de leur mail, pour un sujet qui l’est rarement ;
  • Ceux qui forwardent une conversation de 30 mails d’affilée sans un mot de contexte, vous laissant néanmoins l’impression qu’une action de votre part est requise. Ces collègues vous pensent peut-être tellement intégrés dans tous les rouages de l’entreprise et au cœur de leurs projets qu’ils vous sentent capables de faire face à la situation par la force de votre perspicacité. Ou peut-être vous croient-il tout simplement devins.

 

Les personnes qui offrent une nouvelle conception de la politesse

Pour les reconnaître, voici quelques indices :

  • Il ne vous a pas dit "bonjour", ni "merci" ;
  • S’il a inclus un "merci", c’est au détour d’une délicate tournure comme "Merci de" suivi d’une action en général assez contraignante qui ne souffre d’aucun délai ;
  • Mention spéciale s’il donne un ordre, et que cet ordre est passé en gras / en rouge / souligné, au cas où leur destinataire aurait quelques difficultés chroniques de compréhension.

Ceux qui décidément, refusent les conventions sociales de l’envoi d’e-mail

Certains collègues vous répondent des e-mails intégralement écrits en majuscule. Ont-ils voulu retranscrire l’urgence de la situation et leur vive émotion au sujet de ce projet, ou ont-ils oublié que la touche "Caps" de leur clavier était activée ? Le doute plane. Une chose est sûre : C’EST TRÈS PÉNIBLE À LIRE.

Les collègues qui répondent à un message collectif en gardant tous les destinateurs en "cc". Figurez-vous que toute l’entreprise vient d’apprendre que vous ne pourrez pas venir au pot de départ de mardi 27 parce que vous prenez un train pour Pau pour la compétition internationale de fléchettes. A-t-on vraiment envie de savoir ça ?

Les collègues qui aiment communiquer

Ces personnes appellent pour prévenir qu’ils ont ou vont vous envoyer un mail et vous racontent finalement l’intégralité du contenu de leur mail par téléphone avant de conclure par "Je te laisse lire mon mail sur le sujet". Nous venons donc d’avoir deux fois la même conversation. Choisissez votre camp : c’est mail ou téléphone, pas les deux.

Et enfin, les collègues qui proposent une relecture personnelle du Bescherelle

Une faute de frappe ou d’accord arrive à tout le monde. Mais certains professionnels montrent une vraie incompatibilité avec l’Académie française, à tel point que l’orthographe devient un problème chronique dans le monde de l’entreprise. 90% des mails professionnels contiendraient au moins une faute d'orthographe selon une étude de la start-up TextMaster, entraînant des conséquences sur la réputation de l’entreprise et ses résultats, par exemple pour les entreprises de e-commerce pour qui l’irréprochabilité de leurs fiches produits est un critère de fiabilité pour leurs clients.

En résumé, l’email, bien qu’indispensable, demande un savoir-être de la part des travailleurs, et ces entorses peuvent s’avérer source de problèmes relationnels entre collègues.

Certaines entreprises ont peut-être trouvé la solution en instaurant des journées sans e-mail en interne, pour inciter les collaborateurs à utiliser les systèmes de messagerie instantanée ou de visioconférence. 

Propos recueillis par Chloé Chouraqui

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