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Inbox zero : ces applications et stratégies sur lesquelles s’appuyer pour ne pas se laisser déborder par des montagnes d’E-mails non lus
©DR

Objectif zéro

Marre d'être ridiculement désorganisé dès qu'il s'agit de votre téléphone ou de votre ordinateur. Pourtant, toutes les solutions à vos problèmes sont à portée de main! Objectif : inbox zéro.

Thierry Vanoffe

Thierry Vanoffe est formateur consultant depuis 10 ans sur les outils Google. Auteur du blog www.thierryvanoffe.comil a accompagné au changement plus de 5 000 personnes sur G Suite. Fondateur de Thierryvanoffe.com, organisme de formation, Thierry recrute et forme des formateurs sur la suite Google dans le monde entier.

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Atlantico : La méthode du Inbox Zero consiste à effacer ses mails de façon cohérente afin de pouvoir organiser leur traitement. Quelles sont les clés de cette méthode ? En quoi peut-elle permettre à un utilisateur de gagner en efficacité dans la gestion de ses mails ?

Thierry Vanoffe et David Lesage : Inbox by Gmail est à ma connaissance l’application qui répond le mieux à la mise en pratique du “Zero Inbox”, c’est à dire la pratique consistant à effacer complètement sa boîte de réception de courrier électronique sur une base cohérente.
Une seule clef à retenir : 
“Quand on ouvre un email il faut absolument prendre une décision ! :” 
  • Répondre et archiver
  • Remettre à plus tard
  • Archiver
  • Supprimer

L'auteur de cette méthode, explique que pour fonctionner, l'utilisateur doit se munir de quatre applications de productivité ; 

un calendrier numérique (digital calendar)

un gestionnaire de tâches (task manager) 

une autre application pour lire plus tard (Read later app)

une application de référence (Reference app). 

Pour chacun de ces items, quelles sont les meilleures applications à  posséder et comment fonctionnent-elles ?

Nous allons voir qu’Inbox by Gmail suffit et que la nouvelle mouture de Gmail qui sortira en fin d’année 2017 se rapprochera encore plus d’Inbox. Cependant, tout le monde n’est pas encore fan d’Inbox By Gmail et à ce moment là, là combinaison de ses 4 applications pourra faire le job :

Google Agenda pour remettre à plus tard (depuis Gmail, il est possible d’envoyer un email dans le calendrier en passant par le gestionnaire de tâche, cela créé donc un email connexe depuis la tâche de Google Calendar. Très pratique pour éviter les copiers coller.

Todoist est pour moi un excellent gestionnaire de tâche car depuis Gmail avec une extension, il permet d’envoyer le mail en tâche. Beaucoup plus puissant que Keep car Todoist permet de créer des filtres (par exemple, indique moi les tâches/mails que je dois traiter aujourd’hui en télétravail, ou sors moi les emails dont l’échéance est dépassée. La version Premium permet même de faire de la délégation de tâche. Pratique pour un manager, il est prévenu quand la mission est réalisée.

Evernote ou Keep sont deux applications pour stocker les infos, l’excellent moteur de recherche et le mode offline en font deux outils intelligents pour créer sa bibliothèque de documentation. 

Pocket est une excellente application pour lire les mails ou pages web plus tard. Le connecteur IFTTT ou Zapier permet de faire le job.

Dans quelle mesure est-ce que cette technique est fiable ? Doit-on s'y fier assurément ? 

Il n’est peut être pas indispensable d’utiliser 4 applications avec les versions premium payante, l’utilisation de Gmail+Keep+agenda permet de faire le job gratuitement.

Nous passons tous beaucoup de temps devant nos boîte mail.

Nous allons voir ensemble comment optimiser ce temps grâce à des applications spécifique et des astuces.

Prenons un exemple concret :,

Votre conjoint vous a envoyé une vidéo d’1H30 et vous n’avez pas le temps de la regarder.

Vous revenez en arrière et traitez un autre mail. Avec le temps ce type de mail non traité s'accumulent et chaque fois que vous ouvrez votre boîte de réception vous revoyez ces même mail que vous n’avez pas traité et qui prennent une place de plus en plus importante.

A chaque fois que vous les voyez vous devez faire un effort mental pour vous souvenir pourquoi ce mail est là, le reconnaître, vous souvenir de pourquoi vous ne l’avez pas archivé ou répondu et vous renouvelez votre décision de ne rien faire.

Paradoxe de l’histoire : les courriers les moins importants sont au fil du temps ceux sur lesquels nous accordons le plus d’attentions.

Il existe une méthode appelé 0 inbox qui consiste à n’ouvrir un mail qu’une seule fois.

Pour que cela fonctionne il faut pouvoir trier les mails selon plusieurs possibilités :

  • Répondre et archiver
  • Remettre à plus tard
  • Archiver
  • Supprimer
  • Noter un évènement 
  • Classer du contenu

Pour répondre à ces besoins nous allons vous présenter l’alliance de 3 applications google qui fonctionnent particulièrement bien ensemble et qui nous permettront de : 

  • Inscrire une information dans le futur grâce à un Calendrier (équivalent d’un agenda papier)
  • Remettre la lecture d’un mail à plus tard (équivalent d’un porte revue)
  • Gérer vos tâche grâce à un Gestionnaire de tâche (équivalent à un pense bête papier)
  • Une application de gestion d’idées et de contenu (équivalent à un classeur)

Inbox by Gmail + Google Keep + Google agenda !

Inbox by Gmail :

L'application Inbox by Gmail à été conçus pour répondre à la majorité des besoins cités ci dessus à savoir : 

La fonction archiver :

La fonction Rappel (web) :

La fonction Rappel (mobile) :

A savoir ! : Si les tâches ne sont pas effectuées à la date indiqué elles sont automatiquement remise au lendemain !

La fonction mise en attente web (pour lire plus tard un email) :

La fonction mise en attente web (pour lire plus tard un email) :

La fonction mise en attente d’un mail sur mobile

Vidéo explicative de Inbox by Gmail et ses fonctions

Note : Inbox by Gmail à été conçus pour une utilisation mobile et tactile, il sera donc plus commode de l’utiliser sur un smartphone plutôt que sur la version web.

L’application Google Keep :  va permettre de créer des listes de tâches et de rappels qui s’afficheront dans Inbox by gmail et google Agenda !

Devenez un gestionnaire de connaissance et donnez de la valeurs à vos idées  :

La plupart des gens ne font que “vider” leurs photos, leurs captures d'écran, leurs notes et d'autres fichiers divers dans le système de fichiers de leur ordinateur ou sur un service de stockage cloud tel que google drive, Dropbox ou icloud. 

D’autre laisse traîner leur contenu dans des mails archivés, mais à long terme, ce contenu est l'un des travail les plus précieux que vous produisez.

Il contient vos idées, vos apprentissages, vos idées et vos percées créatives !

Je crois que capturer et sauvegarder ce matériel est la clé pour faire la transition d'un «travailleur du savoir» à un «gestionnaire du savoir». 

C'est la différence entre “travailler dans un emploi” et “accumuler du capital” intellectuel qui prend de la valeur au fil du temps.

Découvrons un peu google keep

Exemple de type de note



Exemple de rappels : 

L’extension Keep pour chrome permet de sauvegarder sur son ordinateur des liens internet en 1 clic !

Cliquer ici pour ajouter l’extension 

Autres applications de prise de note experte dans le domaine : 

Evernote 

Todoiste

Any do

L'application Google Agenda : va permettre de donner des rendez vous 

Google agenda importe automatiquement de certains email tel que

les réservation de vol, hôtels etc... :

Bon à savoir ! : Google agenda est disponible sur toutes les plates-formes : Web, Android, iOS
Il se synchronise avec l'agenda de mac.
Il est facile d'envoyer des invitations à un événement à une personne, ajouter son adresse mail à votre évènement et elle recevra automatiquement une invitation avec les informations de votre évènement (lieu, description) et elle sera invité à confirmer sa présence.

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