Apprendre à connaître ces fonctions de Gmail pourrait vous changer la vie

Atlantico : Tout le monde connaît la boîte Gmail, mais tout le monde ne connaît pas forcément ses subtilités. En effet, si nos boîtes de réception sont souvent encombrées de notifications, de promotions et de messages de forums, il est possible de trier tout cela, comme dans un bureau. Comment faire concrètement ? Comment mettre en avant les mail de contacts importants ? 

Thierry Vanoffe : En formation, je croise 2 types de boîte mail (le zéro mail inbox), la boîte mail vide rangée où tout est soit archivé, classé dans un dossier ou supprimer, et puis les boîtes de réception pleine à craquer. Parmi ces boîtes il y a ceux qui maîtrisent avec l’utilisation de la recherche avancée et ses opérateurs magiques et ceux qui sont complètement noyés dans le flot quotidien des trop nombreux emails.

Quelques astuces permettent de ranger comme dans un bureau les emails automatiquement.

Un petit tour dans les paramètres permet de configurer la boîte de réception et d’activer ou non 5 catégories :

Dans votre boîte de réception, les messages seront ainsi classés par catégories : "Principale,", "Réseaux sociaux", "Promotions", "Notifications" et "Forums". Ces catégories permettent de classer les messages afin qu'ils ne s'affichent pas tous en même temps. Lorsque vous ouvrez la boîte de réception, la catégorie "Principale" est la première à s'afficher.

Pour mettre en avant les messages importants, je vous invite aussi à passer en boîte prioritaire  ou “importants d’abord”, ainsi les messages munis d’un curseur jaune (marqueur d’importance) seront positionnés en haut de la boîte de réception.

Enfin, les filtres sont des règles qui permettent d’automatiser le rangement du courrier.

Vous pouvez aussi activer inbox.google.com pour une gestion ultime de votre messagerie.

Pourquoi de telles fonctionnalités passent souvent inaperçues auprès des utilisateurs?

Ces fonctionnalités existent depuis des lustres mais rares sont les utilisateurs à fouiller Gmail, lire le centre d’aide ou chercher comment optimiser sa messagerie sur des blogs ou vidéos Youtube. En France, dans les entreprises, l’utilisateur est plutôt passif et attend qu’un formateur passe lui expliquer en français ces trucs et astuces. Actuellement j’anime des formations en ligne de 2H Gmail trucs et astuces d’experts. Je me rends compte que même après 5 ans d’utilisation de messagerie, bon nombre d’utilisateurs apprennent encore pleins de choses et découvrent de nombreuses fonctionnalités. L’outil qui semble intuitif regorge de dizaines de fonctionnalités. 

En quoi ces fonctionnalités peuvent-elles changer nos vies?

L’automatisation du rangement des messages, l’utilisation de la méthode GTD appliquée à Gmail permettent de gagner un temps précieux et de réellement se consacrer sur son travail qui n’est pas de “manager” une messagerie dont on devient vite esclave. La question à se poser avant de rédiger un email : faut il vraiment faire un email ? Est ce que cette info ne peut pas être déposée dans une communauté G+ ou dans un document du Drive beaucoup plus collaboratif.

Les cadres des entreprises passent en général plus de 3h par jour sur leur messagerie. Je préconise de relever les messages non lus de la boîte de réception maximum 2 à 3 fois par jour sur des moments bien identifiés :

Pour chaque email une action :

• Réponse rapide ou urgente : répondez immédiatement
• Réponse longue ou moins urgente : placez-les dans un libellé TODAY ou dans un libellé TODO
• Action rapide ou urgente : effectuez-la immédiatement
• Action longue ou moins urgente : ajoutez-la à votre to do list
• Information utile, à conserver : laissez l’email dans votre INBOX
• Aucun intérêt : placez l’email dans votre dossier SPAM