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10 astuces pour optimiser votre utilisation de Google Drive.

Tutoriel

Google Drive : les 10 trucs à connaître pour optimiser votre productivité sur l’outil

Créer un document grâce à un raccourci dédié, partager des photos sur Google+, ajouter des extensions via le Chrome Web Store... Peu de gens savent se servir de toutes les options proposées par Google Drive.

Le 24 avril 2012, Google lançait Google Drive pour concurrencer Dropbox et Skydrive. Si l'outil permet notamment de stocker, partager, modifier et visualiser différents types de fichiers, ainsi que de les synchroniser à distance avec des terminaux fixes (PC, Mac) ou mobiles, peu de gens savent se servir de tous les options qu'il propose. C'est pourquoi Mashable a fait le tour des dix choses indipensables à savoir pour profiter au mieux de Google Drive. 

1. Créez un document grâce à un raccourci dédié

Pour créer un document sans passer par Google Drive, passez par des raccourcis dédiés. Vous pouvez créer des racourcis dans votre navigateur ou les placer sur votre bureau en utilisant le clic droit, puis nouveau raccourci. Les adresses à préciser sont les suivantes : 

  • Nouveau document : https://drive.google.com/document/create
  • Nouvelle présentation : https://drive.google.com/presentation/create
  • Nouvelle feuille de calcul : https://drive.google.com/spreadsheet/
  • Nouveau formulaire : https://drive.google.com/forms/create
  • Nouveau dessin : https://drive.google.com/drawings/create

 

2. Les raccourcis claviers

Chaque type de fichier dispose de ses propres raccourcis sur Google Drive. Pour accéder à la liste des raccourcis disponibles, il suffit de passer par le menu "Aide" visible en haut de chaque document. Les shortcuts à connaître sont les suivants :

  • Shift + F : créer un nouveau dossier.
  • Shift + T, P, S ou D : créer un fichier (texte, présentation, feuille de calcul, dessin).
  • Enter ou O : ouvrir un fichier ou un dossier.
  • / : accéder à la zone de recherche.
  • C, U, A, R ou T : accéder aux menus créer, importer, actions, tri, paramètres.
  • G puis N, F, L, D ou T : accéder à la navigation, aux dossiers, à la liste des documents, au panneau latéral qui détaille les paramètres d’un fichier, ou revenir en haut de la page.
  • J et K : passer au prochain fichier ou revenir au précédent.
  • X : sélectionner ou dé-sélectionner le fichier en surbrillance.
  • Flèches : sélectionne le fichier suivant ou bien le précédent.
  • Shift + Flèches : permet de « tenir » la sélection sur plusieurs fichiers.
  • Shift + A : sélectionne tous les éléments visibles.
  • Shift + N : dé-sélectionne tous les éléments visibles.

 

3. Partager une photo de Google Drive sur Google+

Quand vous intégrez des photographies sur Google Drive, vous pouvez ensuite les partager sur Google+ très facilement. Allez sur le réseau social et cliquez sur l'appareil photo. Puis, affichez le menu en entier pour partager une photo présente sur Google Drive.

4. Rognez vos photos

Dans Google Drive, il existe plusieurs possibilités pour rogner vos photos. En plus du traditionnel carré ou rectangle, vous pouvez également découper vos images en forment de cœur ou d'étoile. Ouvrez une image, cliquez dessus puis sélectionner l'icône "Rognez" dans la barre à outils.

5. Ajoutez des extensions via le Chrome Web Store

Google Chrome a créé une série d'applications spécialement conçues pour Drive. Ouvrez un document et cliquez sur "module complémentaire" dans la boite à outil. Drive vous proposera alors des extensions permettant de créer un nouveau document de tel ou tel type et d'autres pour optimiser les fonctionnalités. Quelques exemples :

  • PDF Mergy : pour fusionner des PDF grâce à un simple cliquer-glisser.
  • Graphing Calculator : pour représenter graphiquement des fonctions mathématiques.
  • WeVideo : pour créer une vidéo à plusieurs.
  • OpenOffice Document Reader : pour visualiser les documents OpenOffice dans Google Drive.
  • ShiftEdit permet de créer et éditer des fichiers PHP, HTML, CSS et autres en les synchronisant via Google Drive, Dropbox ou FTP.

 

6. Vérifiez votre activité sur Drive

Vous voulez suivre les changements effectués sur votre Drive ? Cliquez sur la petite icone "i" à droite. Toutes vos activités s'afficheront alors.

7. Vérifiez votre historique de révision

Vous pouvez voir jusqu'à 100 révisions effectués sur n'importe lequel de vos documents en cliquant sur le fichier "Dossier" puis "Voir l'historique de révision".

8. Utilisez des tableaux hors ligne

Si vous êtes un fanatique des tableaux, cette application va changer votre vie. Google Sheets, modifiée en décembre dernier propose des diagrammes et graphiques colorés pour faire ressortir vos données. Les formules intégrées, les tableaux croisés dynamiques et les options de mise en forme conditionnelle vous aideront à gagner du temps. Vous pouvez également l'utiliser sans connexion Internet. Chaque modification effectuée quand vous êtes hors ligne sera automatiquement mise à jour dès que vous vous reconnecterez.

9. Gérer le partage des dossiers

Si vous un dossier sur Drive avec quelqu'un d'autre, vous pouvez l'organiser de façon à gérer qui a accès à quoi. Vous pouvez notamment permettre ou interdire à quelqu'un de faire des commentaires ou des modifications. Pour cela, il suffit de passer par le bouton "Partagez" puis "Commentaires" et enfin de cliquez sur "Paramètres de notification". Il est également possible d'être averti quand un commentaire est posté et quand votre nom est mentionné. 

10. Envoyez des pièces jointes lourdes

Gmail limite la taille des pièces jointes de ses emails à 25mb mais vous pouvez aller au-delà en envoyant un fichier par Drive. Quand vous créez un email, cliquez sur la petite icone Drive et choisissez ce que vous souhaitez ajouter. De même, quand vous recevez une pièce jointe par email, vous pouvez la sauvegarder directement dans votre Drive. Cliquez sur la pièce jointe en question, et vous verrez apparaître l'icône de Drive. Vous pourrez alors engregistrer la pièce jointe où vous voulez. 

 

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