Petits conseils pour utiliser au mieux les nouveaux outils de Google Drive

Google Drive est l’application de stockage de la suite bureautique Google Workspace. Avec Gmail qui regroupe tous les e-mails, Drive est l’autre point central de l’univers Google. Tous les fichiers que vous créez sur les autres applications comme Docs ou Sheets vont se retrouver dans votre Drive. Mieux, vous pouvez les partager avec d’autres utilisateurs de votre domaine, faisant de cette application un vrai outil collaboratif. Dans cet article, il ne sera pas question des paramètres de stockage en ligne, mais de recherche au sein de l’application Google Drive. En effet, vous retrouvez une barre de recherche pour accéder à tous vos fichiers et dossiers, mais ce n’est pas forcément évident de s’y retrouver. Dans cet article, nous avons détaillé toutes les options de la recherche avancée pour trouver le plus rapidement possible des fichiers. Mais il faut savoir que depuis novembre 2021, de nouvelles puces de recherche ont été mises en place en version bêta par la firme de Mountain View. Depuis la mi-février, ces puces sont enfin disponibles pour tous les utilisateurs de Google Workspace, dans une version définitive. Découvrons ensemble ce que ça apporte à l’environnement Google Drive.

Situation avant les puces de recherche : la recherche avancée

Avant l’apparition des puces, il était possible d’utiliser la recherche avancée. D’ailleurs c’est toujours faisable aujourd’hui. Cliquez simplement dans le moteur de recherche. Vous verrez une icône à droite correspondant aux options de recherche avancée (mais aussi “Recherche avancée”). Sélectionnez l’icône, et vous pourrez choisir plusieurs filtres de recherche afin de trouver vos fichiers et dossiers facilement. Nous n’allons pas donner toute la liste (pour ça, rendez-vous sur notre article spécifique à la recherche avancée), mais voici quelques filtres intéressants.

• “Type” : c’est le premier filtre de recherche. Vous pouvez déterminer si vous cherchez un fichier de type PDF, Google Docs, Google Sheets ou encore des images. Les résultats ne montreront que des fichiers et dossiers en rapport avec le type choisi. 

• “Propriétaire” : Ce filtre permet de déterminer le propriétaire du fichier en question. Il est possible d’opter pour vous, n’importe qui, n’importe qui sauf vous, et une personne spécifique. Si vous savez qui est le propriétaire, choisissez la dernière option, et renseignez simplement son nom ou son adresse e-mail.

• “Contient les mots” : Comme son nom l’indique, vous devrez renseigner un ou plusieurs mots dans ce champ. Si vous savez que vous recherchez un fichier qui parle de marketing, tapez ce mot, cela réduira considérablement les résultats.

Utiliser les puces de recherche

Les puces ne sont pas visibles directement dans la barre de recherche. Pour qu’elles apparaissent, tapez d’abord un mot, puis appuyez sur entrée. Juste en-dessous du moteur de recherche, vous verrez plusieurs puces de recherche. Détaillons-les tout de suite.

• Emplacement : plusieurs choix s’offrent à vous. Vous pouvez rechercher le fichier partout dans le Drive, uniquement dans votre Drive, dans les Drive partagés avec vous, dans les fichiers suivis, et même dans la corbeille. Attention toutefois, les fichiers placés dans la corbeille seront supprimés de manière définitive au bout de 30 jours.

• Type de fichier : c’est le même principe que pour la recherche avancée citée au-dessus, à savoir choisir un type de fichier spécifique pour affiner les résultats. Encore une fois, vous retrouvez les PDF, les images, les fichiers Google Docs, les Sheets, les audios, les raccourcis…

• Contacts : Vous pouvez taper le nom ou l’adresse mail de vos collaborateurs au sein du domaine. Optez pour l’un ou l’une d’entre eux, et choisissez parmi les trois choix suivants : “tous”, “partagé par”, “appartient à”.

• Dernière modification : cela correspond à la dernière date à laquelle le fichier ou dossier a été modifié. Vous pouvez indiquer une dernière modification à la date d’hier, des sept derniers jours, du mois dernier, depuis le début de cette année, et l’année dernière. Vous pouvez également indiquer une date personnalisée pour le dernier changement. Cette partie a été améliorée depuis la version bêta.

• Titre uniquement : en cochant cette option, vous indiquez à Google Drive que le mot ou l’expression que vous avez tapé dans le moteur de recherche correspond au titre du fichier voulu. 

• Libellés : un libellé est aussi connu pour désigner une catégorie. Certains fichiers sont rangés dans des catégories, surtout si vous faites recherchez des fichiers d’entreprise. Par exemple, il est fréquent de retrouver des libellés marketing, contrats, factures, etc. Vous êtes limités aux libellés existant (ceux créés par les administrateurs du domaine).

• À faire : vous pouvez ici rechercher les fichiers en attente de votre approbation, et demandés par vous (nous parlons ici du cas où vous n’avez pas l’accès au fichier, et que vous le demandez). De plus, vous pouvez filtrer en ne cherchant que les fichiers suivis et ceux dont vous transférez la propriété.

L’ajout d’autres fonctionnalités pour une expérience optimale

Accéder à plusieurs fonctionnalités depuis la barre d’URL de Google Drive

Cette fonctionnalité a été ajoutée à la fin du mois de janvier 2022, mais elle reste encore méconnue. Rendez-vous sur la page d’accueil Google Drive, puis cliquez dans la barre d’URL. Quand l’URL est sélectionné, appuyez sur la touche Tab de votre clavier (la touche à côté du “a”, avec une ou deux flèches selon les claviers). Plusieurs boutons vont apparaître.

Vous pouvez alors passer au contenu principal, c’est-à-dire faire disparaître ces trois options, et voir l’écran normal. Vous pouvez également faire apparaître les raccourcis clavier de Google Drive, et faire des commentaires sur l’accessibilité, en joignant une capture d’écran.

Utiliser Google Drive en mode hors connexion

L’avantage premier de Google Drive est la possibilité de stocker du contenu en ligne, dans le cloud. Ainsi, même s’il arrive malheur à votre appareil (ordinateur, smartphone, …), vous ne perdez pas vos données. Cependant, vous pouvez aussi décider d’utiliser Google Drive avec un mode hors connexion, pour ouvrir et modifier vos fichiers même sans accès à Internet. Sur votre ordinateur, vous devrez installer l’extension suivante : “Google Docs hors connexion”. Rassurez-vous, le nom est Docs, mais cela fonctionne pour toutes les applications de Google Workspace. Dans le navigateur Google Chrome, cliquez sur les trois points en haut à droite de l’écran, puis sur “Plus d’outils”, et enfin sur “Extensions”. Pensez à activer cette extensions en la cochant dans cet onglet. 

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Rendez-vous dès à présent sur Google Drive, et ouvrez les paramètres. Activez le mode hors connexion, et le tour est joué.

Vous l’aurez compris, avec la recherche avancée, et les nouvelles puces de recherche, impossible de perdre dix minutes à retrouver un fichier. Vous n’aurez plus à fouiller parmi les centaines de fichiers, ni à trier dans un trop grand nombre de résultats. Avant les puces, vous pouviez déjà taper un mot clé important dans la barre de recherche, cela pouvait d’ailleurs vous faire gagner du temps. Désormais, avec les puces, vous pouvez retrouver le bon fichier en quelques secondes si vous connaissez les bons filtres.

De plus, les autres fonctionnalités citées font de Google Drive une application complète, et géniale pour votre stockage.

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Article réalisé avec Numericoach, l'organisme spécialiste de la formation et de l'intégration Google Workspace