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E-procurement, le terme à la mode des entreprises
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Nouvel outil

E-procurement, le terme à la mode des entreprises

L’e-procurement est une notion plurielle. On y retrouve toutes les solutions logicielles que l’entreprise utilise pour acheter et s’approvisionner en ligne. Anciennement utilisé pour les achats dits « de gomme et de crayons », l’e-procurement a rapidement gravi les échelons. Aujourd’hui, nombreuses sont les entreprises qui s’en servent pour effectuer leurs achats de production. Zoom sur cet outil que les experts considèrent comme une alternative permettant de gérer efficacement la chaîne d’approvisionnement.

Quelle analyse pouvons-nous faire du concept d’e-procurement ?

L’essor du commerce en ligne a complètement bouleversé le marché des affaires et les relations avec les clients. On assiste en effet au développement de nouveaux partenariats inter-entreprises et à la création de nouvelles applications technologiques. Ces outils facilitent notamment la gestion des approvisionnements. Les ERP, le SRM, l’EDI, le SCM et l’e-procurement sont quelques-unes de ces solutions.

L’e-procurement est une notion issue de la « network economy » en français, économie collaborative ou en réseau. Grâce à l’e-procurement, on assiste à une profonde modification du comportement des vendeurs et des acheteurs. L’intérêt de l’e-procurement ou approvisionnement en ligne, c’est la fluidité des échanges et la facilité que ce procédé apporte dans la gestion de la fonction achat.

On le sait désormais, l’e-procurement rationalise et optimise les modes d’approvisionnement en ligne. L’objectif recherché, à travers la mise en place de tels mécanismes, est de parvenir à une réduction des délais de traitement des commandes et des coûts. En matière de gestion des approvisionnements, l’e-procurement contribue officiellement à créer de la valeur. Ce mode d’approvisionnement utilise vos catalogues en ligne et ceux de vos fournisseurs pour son implémentation.

Il ne faut pas confondre l’approvisionnement en ligne avec l’e-sourcing ou l’échange des données informatisé (EDI). C’est depuis les années 80 que l’échange des données informatisé est effectif. Cette technique permet d’échanger des données de manière informatisée et structurée. Elle fait intervenir les systèmes d’information des clients et de leurs fournisseurs. Son coût de gestion très élevé est le principal inconvénient de l’EDI.

S’agissant du e-sourcing, son objectif est l’optimisation des achats en amont à travers la standardisation et l’amélioration de la qualité de la recherche, le choix des produits et la négociation des tarifs avec les fournisseurs. L’e-sourcing améliore la qualité de l’information soumise aux acheteurs.

Quelles sont les composantes de l’e-procurement ?

L’e-procurement est constitué de multiples composantes. La première d’entre elles est la formalisation des processus d’achats dans votre entreprise. Cela suppose la mise à plat des process après leur analyse et leur simplification.

La définition du « workflow » est la seconde composante de l’e-procurement. Cet anglicisme désigne le circuit d’approbation et de validation d’une commande. La mise en place d’une procédure de « workflow » permet à l’acheteur d’user de droits limités pour la sélection des produits. Cette étape fait suite à l’émission d’une demande de validation de la commande et sa soumission au responsable des achats.

Le troisième pilier de l’e-procurement, c’est l’intégration dans les systèmes d’information de votre entreprise et l’outil d’approvisionnement en ligne. L’un des avantages de cette fonctionnalité, c’est l’insertion automatique des données dans la commande définitive. Plus besoin de saisir à nouveau la liste des articles commandés. Faut-il le rappeler ? Cette opération est source d’erreurs et de nombreuses pertes de temps.

Le quatrième et dernier pilier, c’est la possibilité offerte à chaque salarié de formaliser lui-même sa demande d’achat. Cela passe par une facilitation de l’accès à l’outil et l’utilisation des catalogues privés de vos fournisseurs.

Quels bénéfices peut-on attendre de l’e-procurement ?

Parmi les multiples avantages de l’e-procurement figurent, en bonne place, l’optimisation de la chaîne de production, la simplification de la gestion administrative, le gain de temps, la réduction des coûts, le lancement instantané des appels d’offres, l’approvisionnement direct sur les places de marché et la mise en place de catalogues en ligne.

Le principal bénéfice qu’Internet offre à la fonction achat, c’est une gestion efficace et moins coûteuse de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. Considérées comme étant trop gourmandes en heures de travail et peu productives, les méthodes d’achat traditionnelles seront bientôt remplacées par l’e-procurement. Peu importe les raisons de son choix dans votre entreprise : rechercher les informations sur les fournisseurs et les produits, veiller ou acheter, la mission de l’e-procurement s’inscrit dans la rationalisation du processus d’achat.

Ne l’oubliez pas, la pluralité est la caractéristique essentielle des processus d’achat. Celles-ci comportent différentes phases qui vont du choix des fournisseurs à la commande. La prise de contact par téléphone, la vérification, les saisies et la confirmation sont d’autres étapes marquantes de ce processus. Le maintien du contact entre l’acheteur et les services de réception, le contrôle de gestion et la comptabilité est une exigence.

En outre, les procédures d’achat prennent un temps fou. Tout d’abord, vous devez commencer par la recherche des fournisseurs. Cette recherche doit être suivie d’une comparaison des offres et des services. Comme la plupart des acheteurs manquent cruellement de temps pour effectuer des tâches aussi fastidieuses, nombreux sont ceux qui choisissent de se rabattre sur le marché domestique. C’est en cela que l’e-procurement révolutionne les pratiques d’achat.

Centrées sur le commerce en ligne, les procédures d'e-procurement offrent une grande marge de manœuvre à l’acheteur. Ce dernier peut désormais s’affranchir des contraintes spatio-temporelles et contacter n’importe quel fournisseur situé à l’autre bout du monde.

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